功能與目標

地區職員職務描述

地區總監:地區總監是地區與國際扶輪社長及理事會之間的連絡人,也是國際扶輪的職員。總監負責監督地區所有扶輪社、作為它們的顧問、激勵他們、並鼓勵他們採用能使他們更有效能的策略。

  1. 熟悉每一個委員會由國際扶輪理事會及你的地區所定義的責任,俾在指派給你的扶輪社需要支援時可援引他們的協助。並提供必須傳達給扶輪社的國際扶輪及地區資訊。
  2. 任命助理總監以及地區訓練師。每4~8扶輪社任命一位助理總監。不可以一位助理總監只負責一個扶輪社。助理總監是擔任總監的代表,需協助執行地區計畫及支援扶輪社。助理總監較偏向地區一般性活動,地區委員會較偏向特別地區與社的功能性運作。
  3. 地區委員會3年交替更換以保持延續性。請與地區總監、總監提名人、以及前總監合作以挑選合格的扶輪社員擔任地區職務,並務必於召開的地區團隊訓練會之前幾個月(上任前一年度12/31前)完成您的任命。當提議任命時,必須清楚的表達出您的期待,解釋該職位的責任,並且取得任職的承諾。要在地區團隊訓練會當中對他們的責任,目標,以及報告的程序作最後確認。重要的是地區委員會應該提供指派給你的扶輪社的最新資訊給地區總監和定期報告活動狀況。
  4. 推動扶輪社領導人、社員及地區領導人之間明確的溝通,明確指出誰要跟誰溝通;要用何種方式溝通、何時要溝通。
  5. 在扶輪年度開始之前,總監當選人應完成地區規劃指南,並為下一年度設定目標。擬出地區目標並修正年度地區目標;找出地區朝目標、各場訓練研習會努力以赴可能面對的挑戰;找出策略以致力於解決那些挑戰
  6. 前總監常活躍於地區及扶輪社事務。以他們對於地區各扶輪社的瞭解以及領導經驗,他們能提供真知灼見及成功的策略以利達成目標。請在規劃及執行目標時以及與扶輪社共事時徵求他們的意見。
  7. 作為總監當選人要負責在任職年度以前舉辦規劃會議,督導下屆地區及扶輪社領導人的訓練。

地區秘書:秘書長為事務總攬,統管地區事務政策;

  1. 就任之前清楚總監責任細節,協助總監執行行政管理任務及依據行事曆提醒呈報RI表單。
  2. 陪同地區總監出席地區各項會議、活動、各社活動…
  3. 和總監團隊分享地區各社之相關資訊;提醒有關地區各社的趨勢及訊息,例如社員訊息、出席統計數字及捐獻金額。
  4. 決定明確的標準來衡量、追蹤地區各項會議、活動例如地區委員會會議及計劃的進度

辦事處主任:各場研習會及地區年會所有籌備之事務性準備、工作執行及各項事務總攬;研究如何有效運作、執行地區相關的活動。例如:禮品、研習訓練會細節、手冊裝袋發放。辦事處主任執行地區事務性之工作,各社及分區之各社服務活動項目儘可能不涉入。各訓練會、活動主辦社負責司儀、會場佈置、註冊、會場引導、會場控制,各社並需指派聯誼、糾察社員負責會場秩序控制

辦事處副主任: 協助、支援辦事處主任之工作。

總監辦事處的工作 

  1. 日常工作:
    1. 置專任執行秘書協助辦事處處理日常事務及幫助各委員會處理事務性工作。
    2. 整理辦事處文件及記錄分類歸檔。
    3. 收發辦事處有關文書(本年度發文字號為國扶時字第○○號;聘書、褒揚狀及感謝狀發文字號為國扶正字第○○號)。
    4. 其他事務性工作及公共關係事務。
  2. 報告聯絡工作:
    1. 對國際扶輪社
      1. 各社社員人數(七月及一月上旬)副本抄送地區總監的彚整。
      2. 各社扶輪基金捐獻名單及證章彚整發送。
      3. 呈報大使獎學生。
      4. (總監上任前一年度的5月1日)呈報各社社員成長及扶輪基金目標
      5. 總監年度4/15前呈報RI社長獎;
      6. 總監年度5/15前向各分區助理總監收集"扶輪社訪問備忘錄"並彚整,務必於6/1前呈報RI
      7. 各社報告新職員名單(四月)副本應抄送地區總監歸檔。
      8. 各社社員移動及新社員入社、住址、服務地點、職業分類變更之報告,副本應抄送地區總監歸檔。
      9. 督促各社繳交RI半年會費及其他應繳費用。
    2. 對RI職員
      1. 年度中呈報地區識字成果
      2. 配合並鼓勵地區社員參加地帶各項會議。
    3. 對地區
      1. 每月十五日以前彚整各社經由助理總監轉報用RI規定表格報告上月份例會社員出席率。
      2. 各社呈交已未填充職業分類之社員名冊整編。
      3. 於總監公式訪問前送交社務工作報告表。
      4. 各社社刊整編歸檔。
    4. 對扶輪出版委員會
      1. 投寄有關本地區活動之稿件及照片。
      2. 每月寄送總監月報一份。
    5. 對三四九0地區各社及鄰近地區
      1. 七月一日地區職員就職之通知刊載總監月報。
      2. 地區會議、活動日期、時間、地點之通知。
      3. 總監月報之寄發。
      4. 其他資料之寄發。
    6. 對地區團隊社員
      1. 印發有關會議紀錄、報告及通知。
      2. 例會中擔任社務報告及聯絡有關事項。
      3. 對團隊缺席會議之社員,會後隨即寄送該次例會會議有關文件。
    7. 對中華扶輪教育基金會
      1. 鼓勵地區所有社員捐款該會,以培植本地青年精英。
      2. 推薦該基金會獎學生候選人。
    8. 對演講者
      1. 事前發出邀請函。
      2. 事後發出謝函並檢附照片及地區刊物。
  3. 辦理各場訓練會議及其他集會註冊工作:
    1. 發給出席地區會議之出席證明卡。
    2. 為保持地區辦事處之信譽,對發給地區事務之一切證明應慎予處理。
  4. 交際工作:
    1. 各社社慶:發賀電或賀儀(依慣例辦理)
    2. 對地區內之有關活動酌送禮物或贊助。
  5. 記錄工作:
    1. 將地區活動、會議及各社活動花絮刊登在總監月報上。
    2. 督導執行秘書擔任社內各種會議之記錄工作。
    3. 年度各場訓練研習會手冊之編印。
  6. 其他事項:
    1. 執行總監、地區秘書及地區團隊會議交辦事項。
    2. 印信、文書、財務之保管。
    3. 編印年度預算及每半年(六月、十二月)編印辦事處行事曆、大事記。

財務長:透過審核與研究每人徵收額以及地區行政管理支出來監督地區基金。

  1. 與地區總監合作,審核並建議(地區基金的)每人徵收額,製作一份地區預算書,以便在社長當選人訓練會(PETS)或地區講習會以前至少4星期送給各社。每人徵收額必須在PETS或地區講習會中由最少3/4將上任的扶輪社社長通過,或在地區年會上由出席選舉人多數投票通過。
  2. 謹慎管理地區經費, 確使收支都有保留適當記錄。把各社所繳納註冊費及經費徵收額存在地區總監指定的銀行。目前辦事處銀行帳戶為兆豐銀行土城分行,台、外幣各一帳戶。,
  3. 各場地區會議、活動負責結帳、簽帳、付款事宜,並收集單據;活動結束後編製一份收支報告。
  4. 對任何籌募到或計劃上的經費,確實達到”當花則花,當省則省”原則,節省不必要之浪費。
  5. 製作一份年度財務報告在地區講習會報告。
  6. 公式訪問各社,轉交總監團隊出席費用並務向各社索取款項收據。
  7. 準備總監出席各社授證的禮金。

公共關係長:向外界推廣地區總監,並促使大眾及全體社友能了解、欣賞和支持地區計劃。在團隊之間凝聚共識,即有效率的對外宣傳良性的公共關係,達成外界對扶輪社的正面印象目標。

  1. 持續與地區總監和團隊維持聯繫,知悉地區總監和地區正在推廣的計劃和活動。
  2. 向外界,如媒體、社區、計劃受益人,推廣地區總監和地區,增加媒體曝光機會,提升地區的公共形象。
  3. 提供媒體關於地區總監計劃和事件相關之值得報導的故事。
  4. 代理出席──總監不克出席的地區內各社、社友婚喪喜慶活動。

副公關長:協助、支援公關長之工作。

總務長:

  1. 負責各場訓練會議場地規劃、佈置
  2. 膳食、茶點統籌規劃; 估算會議、活動出席餐敍人數統計,確實達到餐費之儉約原則,節省不必要之浪費。
  3. 會場音響、單槍、投影機等設備租借、架設及空調控制;
  4. 動線、討論教室之引導及旗幟設置
  5. 停車、路線規劃

副總務長: 協助、支援總務長之工作。

地區刊物總編輯:目的是教育、啟發及表彰地區內的扶輪社員。地區出版品須在總監督導下製作,並且合乎RI政策。任何扶輪社或地區名錄均必須包含一句警語說:不可以分發給非扶輪社友,也不可以作為商業郵寄名單。

  1. 地區訓練—-8場研習會手冊校訂編製
  2. 總監月報每月5日出刊,提供感覺應刊在月報的任何資訊給總監。
  3. 地區會議、活動預告,刊載;將RI、地區總監、地區委員會、扶輪月刊所欲傳達之重要訊息和其他資料附於月報中。
  4. 鼓勵扶輪社領導人參考月報以獲得最新的地區資訊。
  5. 各社必須在每月15日前回覆辦事處上個月的出席率及社員資料刊載。
  6. 各社公式訪問、授證、服務計劃、扶輪知識、扶輪活動等投稿整編。
  7. 編製地區名錄,列出地區內各社的例會資訊,以及總監、總監當選人、助理總監、地區各委員會、扶輪社職員及其他扶輪領導人的聯絡資訊,如YEP辦事處、中華扶輪…。

資訊長:地區網站提供資訊給扶輪社友與非扶輪社友,它們必須在提供特定扶輪相關新聞與

最新訊息的同時,也要當作一種公共關係的工具。所有張貼到網站的內容必須要適當,並且遵守當地的隱私法律。有關個人資料可以考慮使用密碼保護區。地區網站以及 e-mail 的溝通必須符合RI 政策,特別是涉及扶輪名稱與扶輪標誌的使用。當地區網站的網域名稱包含Rotary 這個字時,要確定將本地區的識別語言包含進去(例如:www.rotarydistrict0000.org)。

  1. 地區網站製作擴編:維護3490地區網站,使保持提供最新的國際扶輪、地區及所屬各委員會、各扶輪社活動新聞及訊息,幫助地區和扶輪社領導人獲得適當的資訊。
  2. 總監部落格。
  3. 地區總監行事曆及總監辦事處行事曆更新,地區活動行事曆,包括公式訪問的行程。
  4. 各扶輪社服務專案的訊息。
  5. 訓練的資源,包括e-學習模組以及各種手冊及總監月報上傳網站。
  6. 報導有關將來臨的地區會議,包括地區年會的詳情
  7. 鼓勵扶輪社領導人到網站取得最新的地區資訊。

地區年會主委:在總監之指導下,籌備、設計第21屆地區年會,並致力向外界(媒體、社友)推廣年會,提高地區每位社友都出席參加年會的意願。推動年會出席,特別強調新社員、新扶輪社,促使每一個扶輪社都有高出席率。

  1. 策劃總監盃高爾夫球賽
  2. 選定地區年會地點,並協調年會的財務狀況、安排後勤之相關工作。
  3. 與地區訓練人一同合作,在年會中一同進行舉辦地區領導人研習會。
  4. 寶眷職誼組:年會寶眷活動策劃設計
  5. 節目組:策劃吸引社友非參加不可的大會節目和主講人、總監之夜節目安排
  6. 獎勵組:年會敍獎獎狀、獎盃;敍獎名冊;表揚
  7. 聯誼接待組:公關;扶青團引導進場;註冊、報到
  8. 交通組:交通規劃、接駁
  9. 醫療組

地區訓練主委:在總監當選人或總監的指導下,依不同訓練研習會指導年度訓練會議事宜。支援地區總監與總監當選人訓練扶輪社與地區領導人,並監督地區的整體訓練計畫。地區訓練師擔任訓練委員會的主委,視需要將各項訓練會議的責任與功能分派出去。

  1. 地區訓練引導人訓練會—3/7(日)  台北縣政府#511室
  2. 地區團隊訓練會            —3/13(六)台北縣政府#511室,#501室(下午分組)
  3. 社長當選人訓練會        —3/27、3/28(六、日)—鴻禧大溪別館
  4. 地區講習會                    —5/8(六) 台北縣政府多功能集會堂
  5. 地區社員發展研習會    —5/29(六)宜蘭山頂會館
  6. 地區公共關係研習會    —7/24(六)台北縣政府#507室
  7. 地區扶輪基金研習會    —9/4(六)台北縣政府#507室
  8. 地區領導人研習會       —連同地區年會舉行

地區計劃:例如青少年交換YEP、扶輪青年服務團Rotact、扶輪青少年領袖獎RYLA、世界社區服務WCS、扶輪友誼交換RFE、GSE)

高爾夫球主委:於地區年會前一個月舉辦總監盃高爾夫球賽

年度計劃捐獻小組主委:巨額捐獻共分6個層級;捐獻達25000-249999伉儷照片會被陳列在美術館;捐獻達250000美元伉儷照片片將被陳列在拱門


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  1. 地區委員會手冊
  2. 地區團隊訓練會-手冊